Les cookies publicitaires peuvent être définis sur notre site par nos partenaires publicitaires et nous aider à fournir un contenu marketing personnalisé. Si vous n’autorisez pas ces cookies, vous connaîtrez moins de publicité pertinente.
E-procurement : le guide complet
L’ère du numérique et de la dématérialisation s’imposent aussi au sein des services achats. Et lorsqu’il s’agit de dématérialiser les approvisionnements d’une entreprise ou d’une organisation auprès d’un fournisseur, on parle d’e-procurement, et c’est tout l’objet de ce guide.
Comment fonctionne l’e-procurement ? Comment le mettre en place dans votre entreprise ou organisation ? En quoi diffère-t-il d’un secteur d’activité à un autre ? Comment choisir la solution d’e-procurement à même de générer le plus d’économies ? Quelles fonctionnalités doit-elle avoir pour rationaliser au mieux le processus d'achat ? Retrouvez toutes les réponses et plus encore dans ce guide.
Dans ce guide :
- E-procurement : définition et caractéristiques
- À qui s'adresse l'e-procurement ?
- Comment fonctionne l’e-procurement ?
- Quelles sont les composantes de l’e-procurement ?
- Les fonctions de l’e-procurement
- Les avantages de l’e-procurement
- Les défis posés par une solution d’e-procurement
- Comment mettre en place l’e-procurement ?
- Le jargon de l’e-procurement, décortiqué
- E-procurement : Foire Aux Questions
C’est comme Amazon, pour votre entreprise. Profitez de la même expérience d’achat au travail et à la maison.
E-procurement : définition et caractéristiques.
L’e-procurement (pouvant être traduit en approvisionnement en ligne, approvisionnement électronique ou encore système d’approvisionnement digital en français) est le processus par lequel des entreprises ou organisations peuvent acquérir des produits ou des services auprès d’autres entreprises, le tout, en ligne. Il s’agit d’une gestion centralisée des approvisionnements sur une plateforme électronique.
Bien que s’appuyant sur les mêmes principes que l’approvisionnement traditionnel, l’e-procurement a l’avantage, notamment grâce au passage au tout numérique, d’optimiser et de simplifier les processus d’achats entre entreprises.
Il est bon de savoir que l’on parle d’e-procurement uniquement pour les transactions effectuées interentreprises (ou entre une organisation et une entreprise), soit le secteur B2B (Business to Business). Pour le secteur B2C (Business to Customer), on ne parle pas d’e-procurement.
Notons que les plateformes d’e-procurement permettent également aux entreprises d’obtenir de meilleures offres que celles généralement présentes sur les sites d’e-commerce, eux destinés au grand public.
Les caractéristiques principales de l'e-procurement :
- L’e-procurement permet de fluidifier l’ensemble du processus d'achat auprès d'un fournisseur.
- Il prend en compte la définition des besoins, l'approvisionnement et le lancement d’appels d’offres, entre autres.
- Il simplifie les échanges et permet de maintenir de bons liens avec les fournisseurs.
Il est vrai que l’e-procurement s’est développé en parallèle de l’essor des technologies digitales et d’internet, mais aussi en raison des évolutions dans le monde des affaires. La pandémie de Covid-19 a en effet agi comme un catalyseur, ayant marqué, à partir du printemps 2020, un grand virage vers le travail à distance.
Les organisations et entreprises privilégient alors tout naturellement et de plus en plus le télétravail, mais diversifient aussi les chaînes d'approvisionnement pour réduire les coûts et fluidifier les échanges.
« Près de 85 % des services achats ont déclaré que la pandémie avait incité leur entreprise à gérer davantage leurs achats en ligne. »
— Amazon Business
À qui s'adresse l'e-procurement ?
L'e-procurement est adapté aux entreprises et organisations de toutes les tailles et de tous les secteurs. Selon une récente enquête Amazon Business, 96 % des acheteurs prévoient de continuer de s’approvisionner en ligne sur le long terme. Aussi, 1 acheteur sur 3 s'attend à ce que son organisation effectue, au minima, la moitié de ses achats en ligne cette année.
« Au final, les services achats des organisations qui n'optimisent pas les technologies d'approvisionnement en ligne seront confrontés à des défis opérationnels importants qui nuiront à l'efficacité et auront un impact significatif sur le budget. »
— Rapport B2B Commerce In Evolution, Amazon Business
Penchons-nous en détails sur l’e-procurement au sein des organisations publiques, de l’éducation, du secteur de la santé et du commerce, afin d’en savoir plus sur la façon dont il est mis à profit dans ces différents secteurs.
« 40 % des acheteurs publics ont déclaré que l'amélioration de l'efficacité au sein du service achats était une priorité absolue en 2022. »
— Amazon Business
L’e-procurement dans le secteur de l’éducation.
« L'achat en ligne profite aussi bien aux établissements d'enseignement en ligne qu’aux établissements traditionnels en fournissant un accès simple au matériel et aux fournitures, pouvant alors être expédiés à différents endroits : dans les campus, dans les écoles, et même directement aux étudiants. »
— Rob Green, Amazon Business
« La principale difficulté des acheteurs du secteur de la santé est d'avoir accès à des fournisseurs qui répondent à leurs besoins. »
— Amazon Business
L’e-procurement pour les sociétés commerciales.
« Nous sommes en passe de trouver des moyens innovants pour permettre aux entreprises de réinvestir dans leurs collectivités et de soutenir les petites entreprises appartenant à des minorités. »
— Petra Schindler-Carter, Amazon Business
Comment fonctionne l’e-procurement ?
L’e-procurement permet aux entreprises et aux organisations publiques d'avoir plus facilement et plus rapidement accès aux produits et services dont elles ont besoin. Le fonctionnement est très similaire aux plateformes d’e-commerce à destination des particuliers, et tout comme l’approvisionnement traditionnel, le processus d’achat via une solution d’e-procurement s’opère dans un réseau fermé.
En effet, tout le monde ne peut pas acheter auprès d'un fournisseur présent sur une plateforme d’e-procurement. L’entreprise ou l’organisation acheteuse doit être enregistrée afin d’être à même de rejoindre un réseau spécifique et son site web. Une fois enregistrée, elle peut accéder aux catalogues en ligne des fournisseurs. S’ensuivent alors 3 grandes phases :
- La recherche et la sélection des produits et services
- L’envoi de la commande
- La réception de la facture
L’e-procurement a l’avantage de simplifier et d’accélérer certaines tâches et aspects de l’approvisionnement traditionnel, et notamment :
- La recherche et sélection de produits et services
- Les conditions de négociation
- Le passage des commandes
- Le suivi des commandes et des livraisons
- Le suivi des dépenses
« En intégrant des solutions numériques comme le stockage et le partage des bons de commandes et des factures, la gestion des dépenses, ou encore des protocoles de sécurité améliorés, les responsables des achats et des chaînes d'approvisionnement peuvent optimiser la productivité dans différents services de l’entreprise. »
— B2B Commerce In Evolution report, Amazon Business
C’est comme Amazon, pour votre entreprise. Profitez de la même expérience d’achat au travail et à la maison.
Quelles sont les composantes de l’e-procurement ?
Tout comme le processus d’approvisionnement classique, l’e-procurement couvre plusieurs aspects :
L’e-sourcing :
permet d’établir les besoins de l'acheteur et de déterminer les fournisseurs potentiels.
.jpg.transform/width-1306/image.jpg)
L’e-tendering :
comprend, tout comme dans les processus d'appels d'offres traditionnels, la demande d’information (RFI), suivie de la demande de proposition (RFP) et de la demande de devis (RFQ).
.jpg.transform/width-1306/image.jpg)
L’e-auctioning :
il s’agit d’une enchère électronique dans laquelle les soumissionnaires peuvent participer en temps réel en vue de remporter l’appel d’offres.
.jpg.transform/width-1306/image.jpg)
L’e-ordering :
soit le passage de la commande électronique. Ici, une demande formelle est adressée au fournisseur afin que le bon de commande soit émis.
.jpg.transform/width-1306/image.jpg)
Les fonctions de l’e-procurement.
On compte, parmi les principales fonctions des solutions d'approvisionnement en ligne :
- L’automatisation de tâches fastidieuses et chronophages, permettant de développer d’autres ressources au sein de vos équipes.
- La centralisation des informations relatives aux approvisionnements au sein d’une même interface, pour davantage de transparence et un accès facilité aux informations importantes.
- Des mises à jour en temps réel sur les approvisionnements afin de fluidifier les échanges et de simplifier le processus.
- Des systèmes collaboratifs, pour toujours plus de transparence dans le suivi et le reporting.
- La présence d'un espace permettant à plusieurs partenaires et parties prenantes de négocier des accords de manière simple et rapide.
Les avantages d’une solution d’e-procurement.
Les fonctionnalités et outils disponibles sur Amazon Business permettent de facilement rationaliser la chaîne logistique et d’optimiser les processus d’approvisionnement. Voyons en détails les principaux avantages de la plateforme.
Gestion du compte
Suivez en temps réel les dépenses de votre organisation et gagnez en transparence grâce à un compte multi-utilisateurs :
- Accédez à des paramètres de compte flexibles : ajoutez des utilisateurs et administrateurs et paramétrez leurs autorisations pour gérer les achats.
- Soutenez les opérations d'achat : établissez vos préférences et restrictions sur certaines catégories, produits ou fournisseurs.
- Gérez les processus de commandes : définissez les processus d'approbation des achats en fonction de certains seuils.
- Précisez vos préférences de livraison : indiquez les jours et les créneaux horaires préférables pour les livraisons.
Outils d'analyse
Optimisez votre stratégie d’achat en traçant toutes les dépenses de votre entreprise et en visualisant celles-ci en temps réel sur des graphiques et des tableaux de bord. Ces outils d’analyse permettent notamment de :
- Gagner du temps : les outils et les tableaux de bord prêts à l’emploi permettent de générer rapidement des rapports personnalisés.
- Mieux analyser : suivez vos progrès par rapport à vos objectifs et identifiez de nouvelles opportunités pour réduire vos coûts.
- Atteindre ses objectifs : affinez votre stratégie d’approvisionnement en créant des politiques d'achat qui indiquent les produits et les vendeurs à privilégier et qui limitent les achats dans certaines catégories non approuvées.
Choix des modes et des conditions de paiement
Choisissez, en fonction de vos besoins et de votre politique d’approvisionnement, quand et comment vous souhaitez régler :
- Paiement à échéance : optez pour l'option de paiement à échéance sous 30 jours (soumis à conditions).
- Paiement par prélèvement SEPA : à adopter pour payer de façon fluide et rapide.
- Modes de paiements individuels ou partagés : allouez des modes de paiement individuels pour certains utilisateurs du compte ou partagez des modes de paiement pour plusieurs membres de votre équipe.
- Ajout de modes de paiement : optez pour le mode de paiement qui convient le mieux à votre entreprise ou organisation et utilisez-le comme mode de paiement individuel ou partagé.
Gestion des factures
Effectuez la gestion de vos factures avec TVA, suivez les informations relatives à vos commandes et contrôlez vos dépenses, le tout, au sein d’une même solution :
- Affichage des prix HT : comparez les offres hors-taxes sur des millions de produits et déterminez quel fournisseur convient le mieux à votre budget.
- Identification des produits sans facture automatique : les politiques de gestion des factures permettent d’afficher un indicateur « Restreint » ou « Interdit » pour les articles sans facture.
- Configuration des politiques de gestion des factures : choisissez de restreindre ou d’interdire l'achat d’articles pour lesquels une facture n'est pas immédiatement disponible.
- Téléchargement des factures : vous pouvez obtenir des factures individuelles ou en télécharger plusieurs à la fois, directement depuis votre compte Amazon Business.
Remises et économies
Réduisez vos coûts et économisez avec des remises exclusivement réservées aux clients Amazon Business.
- Ventes Flash et économies quotidiennes : accédez facilement aux ventes flash et à des prix exclusifs sur des millions de produits.
- Remises sur quantités : économisez instantanément sur des millions d’articles en bénéficiant de remises sur volumes lorsque vous achetez en lot.
- Remises progressives : effectuez des économies sur les articles fréquemment achetés par votre entreprise.
Expédition et livraison
Simplifiez votre processus d’approvisionnement en recevant vos commandes à l'endroit et au moment où vous en avez besoin.
- Livraison standard gratuite : indiquez vos préférences de livraison et bénéficiez de la qualité et de la rapidité d'expédition des services Amazon Business.
- Livraison à la carte : vous pouvez sélectionner précisément le créneau horaire de livraison sur les commandes éligibles.
- Livraison prioritaire Business Prime : avec la livraison rapide et gratuite d’Amazon Business Prime, vous pouvez recevoir les articles éligibles le jour même, en 1 jour ouvré, ou en 2 jours ouvrés.
Politiques d'achats
Optimisez et fluidifiez la gestion de vos achats en mettant en place des politiques d'achats et d'approbation.
- Utiliser des fonctionnalités adaptées à votre organisation : les fonctionnalités d'Amazon Business permettent de contrôler des limites de dépenses, de définir des approbateurs, et plus encore.
- Bénéficier de prix HT : vous pouvez acquérir des articles vendus par Amazon ou par des vendeurs associés au service, au prix HT.
- Diriger les acheteurs vers les bons produits : avec les politiques Guided Buying (disponibles avec Amazon Business Prime) donnez des indications pour orienter les acheteurs vers certains produits et fournisseurs, ou au contraire, restreindre les achats dans certaines catégories.
- Passer rapidement commande des achats réguliers : créez facilement des listes d'achats en organisant et hiérarchisant les produits fréquemment achetés et commandez en quelques clics les produits présents dans ces listes.
Intégrations PunchOut
Unifiez et consolidez vos systèmes pour simplifier vos processus d’approvisionnement :
- Intégration des logiciels de gestion des achats à l’aide du PunchOut : connectez votre logiciel de gestion des achats existant à Amazon Business. Vous aurez accès à la sélection disponible sur Amazon Business tout en conservant la conformité, la gestion, et le contrôle de votre logiciel existant.
- Activation de l'authentification unique (SSO) : il s’agit d’un moyen sécurisé permettant aux collaborateurs d’utiliser leurs identifiants d’entreprise existants pour accéder au compte. Cela évite la création et la gestion de mots de passe supplémentaires.
Application mobile
Gérez vos achats d’entreprise du bout des doigts et réalisez des économies où que vous soyez, avec la nouvelle application Amazon Business.
- Économisez sur vos achats : faites des économies de 10% ou plus avec des remises sur quantité dès l'achat de deux articles. Bénéficiez d’une livraison rapide et de réductions sur les coûts d’expédition.
- Achetez facilement : créez des listes personnalisées pour les achats récurrents et partagez-les avec vos équipes. Scannez les codes-barres et images des articles pour vérifier leur disponibilité et comparer les prix.
- Contrôlez les approbations : donnez facilement votre approbation pour les achats effectués par vos collaborateurs et assurez-vous que tous les approvisionnements de l’entreprise sont en accord avec vos politiques d'achat.
Une solution pensée pour tout type d’organisation
Avec Amazon Business, déployez des processus d’achats adaptés à votre activité et à vos besoins, quel que soit le type de votre organisation.
- Entreprises : boostez l’efficacité opérationnelle de votre entreprise en rationalisant le processus d'achat et contrôlez votre budget avec des limites de dépenses et la mise en place d’un système d'approbation.
- Éducation : effectuez vos achats en conformité avec les règles de la commande publique (factures via Chorus Pro) et effectuez des économies avec les offres dédiées aux entreprises.
- Start-ups et petites entreprises : économisez sur vos achats et gagnez du temps sur les tâches administratives avec des fonctionnalités pensées pour les professionnels, pour que vous n’ayez plus qu’à vous concentrer sur la croissance de votre activité.
- Professionnels de santé : si ce secteur est complexe, les processus d'achats, eux, n’ont pas à l'être. Nous simplifions la gestion des contrats et rendons les chaînes d'approvisionnement plus efficaces en introduisant la comparaison des prix dans le secteur de la santé.
Les défis posés par une solution d’e-procurement.
Bien que les avantages offerts par la mise en place d’un système d’e-procurement soient nombreux, il est bon de garder en mémoire que ces solutions peuvent soulever des défis pour certaines entreprises et organisations. Voici quelques inconvénients potentiels à considérer :
- Une dépendance à la technologie : une solution d’approvisionnement électronique est entièrement basée sur la technologie. Ainsi, si la technologie et le système choisi manquent de développement et comportent des défaillances, votre approvisionnement peut être impacté. Minimisez les risques en investissant dans une solution mondialement réputée pour sa stabilité et sa sécurité.
- Une réticence au changement : la mise en place d’un nouveau système au sein d’une organisation implique forcément d’apporter des changements aux processus existants. Cela peut venir chambouler les habitudes de travail de vos équipes. Optez pour une solution reconnue pour son interface et ses fonctionnalités intuitives afin de favoriser l’adhésion de vos collaborateurs au nouvel outil et accélérer sa prise en main.
- Des problèmes d’intégration : il est essentiel que vos systèmes existants puissent communiquer avec votre nouvelle solution d’e-procurement. Or, tous les systèmes ne sont pas compatibles entre eux. Veillez à porter votre choix sur une solution d’approvisionnement électronique qui permette l’intégration de votre système de gestion des achats existant.
Comment mettre en place l’e-procurement ?
Grâce à une parfaite intégration de vos solutions de gestion des achats existantes, Amazon Business vous aide à optimiser et à rationaliser vos processus d'e-procurement. De quoi effectuer l’ensemble des opérations liées à vos achats, à partir d'un seul et même système, amélioré et alimenté par nos outils performants.
Amazon Business Punchout
PunchOut permet d’intégrer le catalogue Amazon Business dans votre logiciel de gestion des achats pour :
- Simplifier l’expérience d'achat.
- Assurer la conformité administrative, avec l'intégration des factures électroniques.
- Bénéficier d’une meilleure visibilité sur les dépenses.
Configuration de PunchOut dans Amazon Business
- Ouvrez le menu déroulant dans Votre Compte.
- Sélectionnez Paramètres Professionnels.
- Cliquez sur Groupes, sous la section Membres.
- Cliquez sur Ajouter un groupe pour créer un groupe PunchOut.
- Sélectionnez Modes De Paiement Individuels ou Partagés et Adresse individuelle ou partagée.
- Cliquez sur le nouveau groupe créé.
- Accédez à Intégrations Système > Configurer le Système d'Achat.
- Sélectionnez votre système d'achat, puis cliquez sur Enregistrer.
« Nous n'avons pas compromis notre système d'approbation ni modifié radicalement nos systèmes existants. À la place, nous avons intégré de manière transparente Amazon Business à notre solution Procure-to-Pay pour commander ce dont nous avons besoin, de façon évolutive. »
— Nassim Kefi, Procurement Advisor, ExxonMobil
Le travail à distance a révolutionné l’e-procurement. Découvrez comment les achats ont évolué vers le numérique dans notre rapport exclusif.
Le jargon de l’e-procurement, décortiqué
Lorsque l’on met un pied dans l’e-procurement, on fait aussi face à une vaste terminologie. Voici quelques termes que vous pourriez rencontrer :
- BAIIA : pour Bénéfice Avant Intérêts, Impôts et Amortissements, traduit de l’anglais EBITDA (Earning Before Interests,Taxes, Depreciation and Amortization).
- AOO : pour Appel d'Offres Ouvert. Toute entité ayant retiré un dossier de consultation peut proposer sa candidature et présenter une offre.
- AOR : pour Appel d'Offres Restreint. Ici, seules les entités sélectionnées par le biais de leur dossier de candidature peuvent présenter une offre.
- BOAMP : pour Bulletin Officiel d'Annonces des Marchés Publics. La plateforme publiant des annonces de marchés publics, supervisée par la direction de l'information légale et administrative.
- Sourcing stratégique : il s’agit d’un processus d'approvisionnement visant à améliorer et à réévaluer continuellement les activités d'achats d'une entreprise, avec pour objectifs finaux la réduction des coûts et le maintien ou l’amélioration de la qualité.
E-procurement : Foire Aux Questions
-
Pourquoi adopter l’e-procurement ?
Les solutions d’e-procurement offrent une plus grande souplesse, une meilleure visibilité et un meilleur contrôle de tous les aspects inhérents au processus d’approvisionnement. De la comparaison des fournisseurs au contrôle des accès en passant par la gestion des factures, la consultation de rapports, et plus encore, l’e-procurement permet souvent un gain de temps et d’argent considérable.
-
Comment fonctionne l’e-procurement ?
L’e-procurement accélère et optimise le processus d’approvisionnement en éliminant certaines tâches manuelles et chronophages. Appels d’offres dématérialisés, comparaison des différents fournisseurs, suivi des commandes, enchères électroniques, gestion des factures, respect des politiques d’achats, et plus : l’e-procurement permet de centraliser diverses tâches et de connecter divers acteurs, le tout, sur une plateforme unique.
-
Quels sont les avantages et les inconvénients de l'achat en ligne e-procurement ?
Les avantages de cette procédure d'achat résident dans les économies (de temps et d’argent) réalisées lors de chaque transaction. Aussi, toutes les informations sont centralisées et accessibles de manière sécurisée et permettent de facilement élaborer des rapports et de réévaluer la stratégie d’approvisionnement. Les principaux inconvénients sont liés à la mise en place du système, ainsi qu’à l’approbation et à l’adhérence des collaborateurs.
